Interne und externe Personalbeschaffung: der Kostenvergleich

Externe Personalbeschaffung gilt als teuer, interne als kostenlos. Beides stimmt nicht. Wer beide Wege ehrlich vergleicht, muss vier Kostenblöcke gegenüberstellen: Direktkosten, eigene Arbeitszeit, Vakanzkosten und Risiko. In dieser Rechnung liegt der kostenlose Weg regelmäßig hinten, weil der größte Posten nicht auf der Rechnung steht, sondern auf dem Kalender.

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Personalbeschaffung in zwei Sätzen

Personalbeschaffung bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen offene Stellen mit passenden Menschen besetzt. Interne Personalbeschaffung besetzt aus der eigenen Belegschaft, etwa durch Versetzung, Beförderung, Mehrarbeit oder die Übernahme von Auszubildenden. Externe Personalbeschaffung holt jemanden von außen, über Stellenanzeigen, Personalberatung, Zeitarbeit, Empfehlungen oder Kampagnen in sozialen Netzwerken. Die einzelnen Wege ordnet der Ratgeber zur Mitarbeitergewinnung ein.

Damit endet der Definitionsteil, denn er beantwortet die eigentliche Frage nicht. Die lautet in der Praxis: Was ist im konkreten Fall günstiger, und woran erkennen Sie das, bevor Sie sich entscheiden?

Die Beschaffungswege im Überblick

Entscheidend ist die rechte Spalte: Die Wege unterscheiden sich weniger in der Höhe ihrer Kosten als in deren Art.

Weg	Intern oder extern	Kostencharakter
Interne Ausschreibung, Versetzung, Beförderung	intern	keine Direktkosten, dafür Folgevakanz
Übernahme von Auszubildenden	intern	Ausbildungskosten bereits investiert
Mehrarbeit und Qualifizierung im Team	intern	Weiterbildung, Zuschläge
Mitarbeiterempfehlung	extern über interne Netzwerke	Prämie, sonst gering
Stellenanzeige auf Jobbörsen	extern	je Schaltung, teils kostenfrei
Personalberatung und Headhunting	extern	Honorar als Anteil am Zieleinkommen
Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung	extern	laufender Stundenverrechnungssatz
Social Recruiting über Facebook und Instagram	extern	Werbebudget plus Betreuung

Diese Wege schließen sich nicht aus. Die meisten Unternehmen nutzen mehrere gleichzeitig, ohne je verglichen zu haben, was der einzelne Weg wirklich kostet. Wie sich die Methoden in der praktischen Umsetzung unterscheiden, vergleicht der Beitrag zur Personalakquise im Detail.

Die vier Kostenblöcke jeder Besetzung

Direktkosten sind das, was extern in Rechnung gestellt wird: die Anzeigenschaltung, das Honorar der Personalberatung, das Werbebudget einer Kampagne, die Prämie eines Empfehlungsprogramms.

Prozesskosten sind die eigene Arbeitszeit: Anforderungsprofil abstimmen, Anzeige schreiben, Bewerbungen sichten, Gespräche führen, Absagen formulieren. Diese Stunden verschwinden in HR und Fachbereich, ohne je einem Beschaffungsweg zugeordnet zu werden.

Vakanzkosten entstehen, solange die Stelle leer ist: nicht angenommene Aufträge, dünn besetzte Schichten, Überstunden im Team. Dieser Block skaliert mit der Dauer und ist deshalb der einzige, der von der Geschwindigkeit des Beschaffungswegs abhängt.

Risikokosten fallen an, wenn die Besetzung nicht hält: Ein Abbruch in der Probezeit setzt Prozess- und Vakanzkosten ein zweites Mal in Gang.

Die Modellstelle: womit hier gerechnet wird

Damit der Vergleich nachvollziehbar bleibt, liegt ihm eine konkrete Stelle zugrunde. Es handelt sich um eine Modellrechnung, nicht um eine Erhebung. Wer andere Werte einsetzt, bekommt andere Ergebnisse, aber dieselbe Logik.

Größe	Wert	Herkunft
Bruttojahresgehalt der Stelle	45.000 Euro	Annahme, Fachkraft im Mittelstand
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung	rund 21 Prozent	gesetzliche Beitragssätze
Personalvollkosten pro Jahr	54.450 Euro	Rechnung
Produktive Arbeitstage pro Jahr	220	Annahme nach Urlaub und Ausfallzeiten
Vollkosten pro Arbeitstag	248 Euro	Rechnung
Interner Stundensatz für Auswahlarbeit	60 Euro	Annahme, HR und Fachbereich gemischt
Wertschöpfungsausfall pro Vakanztag	248 Euro	Annahme, bewusst konservativ

Der letzte Wert verdient eine Erläuterung. Der tägliche Ausfall ist mit genau den Personalvollkosten der Stelle angesetzt, also mit dem Faktor eins. Das ist die untere Grenze des Denkbaren: Wer im Handwerk oder in der Produktion mit dem entgangenen Deckungsbeitrag rechnet, kommt auf ein Mehrfaches.

Ein Wert von außen hilft beim Einordnen. Die Bundesagentur für Arbeit weist die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit aus, also die Spanne zwischen gewünschtem Besetzungstermin und Stellenabgang. Sie lag zuletzt bei 154 Tagen und damit rund 60 Tage höher als zehn Jahre zuvor; 47 Prozent der Stellen waren länger als drei Monate vakant. 154 Kalendertage entsprechen rund 110 Arbeitstagen. Der längste Wert in der folgenden Rechnung liegt bei 70 Arbeitstagen und damit deutlich darunter.

Warum die Besetzung überhaupt so lange dauert, ordnet der Beitrag zum Fachkräftemangel in Deutschland ein.

Was eine interne Besetzung wirklich kostet

Die interne Besetzung hat keine Direktkosten: Die Ausschreibung hängt im Intranet, das Gespräch führt die eigene Führungskraft. Genau deshalb gilt sie als kostenlos.

Prozesskosten fallen trotzdem an: 12 Stunden für Ausschreibung, Gespräche, Abstimmung und Übergabe, also 720 Euro. Die Vakanzzeit ist kurz, weil die Person bereits im Haus ist, aber sie ist nicht null: Angesetzt sind 25 Arbeitstage bis zum Wechsel, also 6.200 Euro. Zusammen 6.920 Euro.

Für den Prozessblock gibt es ebenfalls einen Anhaltspunkt. Das IAB hat für 2021 erhoben, dass Betriebe je sozialversicherungspflichtiger Neueinstellung im Schnitt 16,9 Stunden Arbeitsaufwand und zusätzlich 814 Euro weitere Kosten aufwenden, zusammen rund 1.296 Euro. Nicht enthalten sind Onboarding, Einarbeitung und der Produktivitätsverlust der offenen Stelle. Genau diese Blöcke machen den Unterschied aus.

Wie gut die interne Ausschreibung trägt, hat das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung für rund 3,4 Millionen Neueinstellungen ausgewertet. Sie wurde bei 23 Prozent der Einstellungen als Suchweg genutzt, war am Ende aber nur bei 2 Prozent der entscheidende Weg. Das ist eine Erfolgsquote von rund 9 Prozent und der schwächste Wert aller Kanäle. Über eigene Beschäftigte und persönliche Kontakte wurden dagegen 29 Prozent der Stellen entschieden. Der Befund lautet also: Die interne Beschaffung ist nicht teuer, sie trägt nur selten.

Ein rechtlicher Punkt kommt hinzu. Nach § 93 Betriebsverfassungsgesetz kann der Betriebsrat verlangen, dass zu besetzende Arbeitsplätze vorher innerhalb des Betriebs ausgeschrieben werden. Das ist ein Initiativrecht und keine automatische Pflicht: Verbindlich wird die Ausschreibung erst, wenn er sie verlangt. Für die Kostenrechnung ändert das nichts, für die Reihenfolge alles.

Die Folgevakanz: warum intern selten intern bleibt

Ein entscheidender Posten fehlt oben noch, und er fehlt auch in fast allen Diskussionen zum Thema: Wer eine Stelle intern besetzt, hat danach eine andere offen.

Diese zweite Stelle verursacht denselben Kostenblock noch einmal, nur für ein anderes Profil. In der Modellrechnung kostet die interne Besetzung 6.920 Euro. Wird die frei gewordene Position anschließend extern nachbesetzt, kommen die Kosten dieses zweiten Wegs hinzu. Bei 13.020 Euro für den günstigsten externen Weg landen Sie bei 19.940 Euro für einen Vorgang, der als kostenlose Lösung begonnen hat.

Ob die interne Besetzung wirtschaftlich war, entscheidet sich deshalb an einer einzigen Frage: Ist die abgebende Position leichter zu besetzen als die ursprüngliche? Lautet die Antwort ja, war der interne Weg richtig, weil er das Problem auf ein einfacheres Feld verschiebt. Lautet sie nein, haben Sie die Gesamtvakanz Ihres Unternehmens erhöht statt gesenkt.

Dazu kommt der Qualifizierungsaufwand: Einarbeitung, Schulung und die Zeit bis zur vollen Leistung sind reale Kosten, sie tauchen nur nicht als Rechnung auf.

Was die Besetzung über eine Stellenanzeige kostet

Hier wird es unangenehm, und zwar für die Anbieter. Kein großes Portal veröffentlicht einen verbindlichen Listenpreis, den man in eine Rechnung einsetzen könnte. Indeed nennt auf der eigenen Preisseite als einzigen festen Eurobetrag die Rechnungsschwelle von 500 Euro und rechnet im Übrigen nach Klicks und begonnenen Bewerbungen ab. Wer eine Zahl nennt, zitiert ein Vergleichsportal, nicht den Anbieter.

Belegbar ist das Gegenteil: Eine Schaltung kann null Euro kosten. Die Vermittlung durch die Agentur für Arbeit ist nach § 42 SGB III unentgeltlich, und Indeed erlaubt seit dem 10.12.2025 bis zu drei kostenlose Anzeigen pro Monat. Deshalb rechnet dieses Modell die Stellenanzeige mit 0 Euro Direktkosten, also im bestmöglichen Fall.

Die Prozesskosten sind bei diesem Weg am höchsten, weil eine offene Anzeige auch unpassende Bewerbungen anzieht und jede davon gesichtet und beantwortet werden muss. Angesetzt sind 26 Stunden, also 1.560 Euro.

Der größte Block ist die Zeit. Bei 70 Arbeitstagen Vakanz stehen 17.360 Euro entgangene Leistung in der Rechnung, gegen null Euro Anzeigenkosten. Die Gesamtsumme beträgt 18.920 Euro.

Damit ist der Kern des Artikels ausgesprochen: Der kostenlose Weg ist der zweitteuerste im Feld. Wer kostenpflichtig schaltet, addiert den Angebotspreis obendrauf. Die Diskussion über Anzeigenpreise geht deshalb an der Sache vorbei.

Was eine Personalberatung kostet

Hier gibt es eine belastbare Zahl. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen erhebt den deutschen Personalberatungsmarkt jährlich; das durchschnittliche Honorar lag 2024 bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens. Achten Sie auf die Bezugsgröße: Gemeint ist das Zieleinkommen einschließlich variabler Bestandteile, nicht das Grundgehalt. Die vielerorts zitierte Spanne von 20 bis 35 Prozent stammt aus keiner Verbandsveröffentlichung.

Auf die Modellstelle angewandt: 27,5 Prozent von 45.000 Euro ergeben ein Honorar von 12.375 Euro. Das ist mit Abstand der höchste Direktkostenblock im Vergleich. Annahme dahinter: Das Zieleinkommen entspricht dem Festgehalt, weil die Modellstelle keinen variablen Anteil hat.

Dafür sinken zwei Blöcke deutlich. Die Vorauswahl liegt beim Dienstleister, angesetzt sind nur noch 8 eigene Stunden, also 480 Euro. Und die Besetzung geht schneller: Bei 45 Arbeitstagen fallen 11.160 Euro Vakanzkosten an. In der Summe sind das 24.015 Euro.

Personalberatung ist damit kein schlechter Weg, sondern ein teurer und schneller. Der Haken liegt in der Bezugsgröße: Das Honorar hängt am Einkommen der gesuchten Person, nicht am eingesparten Schaden. Bei einer Führungsposition rechnet sich dieser Tausch regelmäßig, bei einer Fachkraft im mittleren Gehaltsband selten.

Was Zeitarbeit kostet

Zeitarbeit lässt sich nicht seriös in dieselbe Tabelle stellen, und das ist ein Befund, keine Auslassung. Ein belegbarer Verrechnungsfaktor auf den Stundenlohn existiert nicht: Weder die Branchenverbände noch das Statistische Bundesamt noch die Bundesagentur für Arbeit veröffentlichen einen solchen Wert.

Zwei belegte Größen sind trotzdem entscheidend. Erstens lag der mittlere Bruttostundenverdienst in der Zeitarbeit nach Erhebung des Statistischen Bundesamts um 24 Prozent unter dem der Gesamtwirtschaft, was den Preisvorteil der Branche erklärt. Zweitens begrenzt § 8 Absatz 4 AÜG diesen Vorteil: Ein Tarifvertrag darf vom Gleichstellungsgrundsatz nur für die ersten neun Monate einer Überlassung abweichen, unter engen Voraussetzungen bis zu 15 Monate. Danach greift Equal Pay.

Wichtig ist zudem, dass Zeitarbeit anders funktioniert als die anderen Wege: Sie besetzt die Stelle nicht, sie überbrückt sie. Die Vakanzkosten sinken fast auf null, der Preis dafür ist laufend statt einmalig. Bei kurzen Auftragsspitzen ist das wirtschaftlich, bei dauerhaftem Bedarf summiert es sich, und spätestens am Equal-Pay-Stichtag verschwindet der Preisvorteil.

Was Social Recruiting kostet

Social Recruiting hat eine andere Kostenlogik als alle bisher genannten Wege: kein Preis je Anzeige, kein Anteil am Gehalt, sondern ein Werbebudget und ein Betreuungsaufwand für Kampagne und Bewerbungsstrecke. Wie eine solche Kampagne aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag zur Recruiting-Kampagne.

Auch hier gilt: Meta veröffentlicht keine Preise. Die Auslieferung läuft über eine Auktion, in die neben dem Gebot weitere Faktoren einfließen. Zwei Anbieterauswertungen für Deutschland liegen im laufenden Jahr bei rund 6 beziehungsweise rund 15 Euro je tausend Einblendungen. Der Abstand beträgt Faktor zweieinhalb, und Zahlen speziell für Stellenanzeigen weist keine davon aus. Rechnen Sie deshalb mit einer Spanne, nicht mit einem Punktwert.

Eine Besonderheit verteuert Recruiting-Kampagnen zusätzlich und wird in Kostenvergleichen fast nie erwähnt: Meta stuft Stellenanzeigen als Sonderkategorie Employment ein. Damit entfallen wesentliche Zielgruppenwerkzeuge. Das Alter ist auf 18 bis 65 plus festgelegt, das Geschlecht darf nicht gewählt werden, Lookalike Audiences sind gesperrt, und der Umkreis muss in Europa mindestens 15 Kilometer betragen. Wer mit den Erfahrungswerten einer Produktkampagne kalkuliert, rechnet zu niedrig.

Für die Modellrechnung sind 2.000 Euro Werbebudget je Besetzung angesetzt. Bei den oben genannten Spannen von rund 6 bis 15 Euro je tausend Einblendungen entspricht das ungefähr 130.000 bis 330.000 Ausspielungen, also einer regionalen Zielgruppe, die mehrfach erreicht wird. Dazu kommen 1.500 Euro Betreuung, ebenfalls eine Annahme; die tatsächliche Höhe hängt vom Anbieter und vom Umfang ab. Direktkosten zusammen: 3.500 Euro.

Die eigenen Prozesskosten liegen zwischen den anderen Wegen: 14 Stunden oder 840 Euro, weil die Gespräche selbst geführt werden, die Vorqualifizierung aber bereits in der Bewerbungsstrecke passiert. Bei 35 Arbeitstagen Vakanz kommen 8.680 Euro hinzu. Summe: 13.020 Euro.

Die entscheidende Kennzahl ist dabei nicht der Preis der Kampagne, sondern die Kosten je qualifizierter Bewerbung. Sie lässt sich während der Laufzeit messen und nachsteuern, anders als bei einer Anzeigenschaltung, deren Wirkung erst am Ende sichtbar wird. Welche Stellschrauben wirken, zeigt der Beitrag zu Recruiting Ads auf Facebook und Instagram.

Der Vergleich in einer Tabelle

Nebeneinandergestellt ergibt sich ein Bild, das der verbreiteten Intuition widerspricht. Nicht der Weg mit der kleinsten Rechnung ist der günstigste, sondern der mit der kleinsten Summe aus allen Blöcken. Zeitarbeit fehlt in der Tabelle bewusst, weil es dazu keinen belegbaren Verrechnungssatz gibt.

Weg	Direktkosten	Prozesskosten	Vakanzkosten	Summe
Interne Besetzung	0 Euro	720 Euro	6.200 Euro	6.920 Euro
Stellenanzeige (kostenfrei geschaltet)	0 Euro	1.560 Euro	17.360 Euro	18.920 Euro
Personalberatung	12.375 Euro	480 Euro	11.160 Euro	24.015 Euro
Social Recruiting	3.500 Euro	840 Euro	8.680 Euro	13.020 Euro

Zwei Ergebnisse springen ins Auge. Erstens steht der Weg ohne Direktkosten auf Platz drei von vier, obwohl er in der Rechnung mit null Euro startet. Zweitens liegt zwischen dem günstigsten und dem teuersten externen Weg ein Unterschied von rund 10.995 Euro, und er entsteht fast vollständig aus Honorar und Zeit, nicht aus dem, was üblicherweise verglichen wird.

Die interne Besetzung führt die Tabelle an, solange man die Folgevakanz ausblendet. Rechnet man sie mit, wie im Abschnitt oben gezeigt, landet sie bei rund 19.940 Euro und damit hinter dem günstigsten externen Weg.

Ab wann sich der teurere Weg rechnet

Die Entscheidung lässt sich auf eine einzige Formel bringen:

Mehrkosten des schnelleren Wegs geteilt durch den Ausfall pro Arbeitstag ergibt die Zahl der Arbeitstage, ab denen er sich trägt.

In der Modellrechnung kostet Social Recruiting 2.780 Euro mehr als die kostenfreie Anzeigenschaltung, wenn man Direkt- und Prozesskosten zusammennimmt. Geteilt durch 248 Euro Ausfall je Arbeitstag ergibt das eine Schwelle von 11 Arbeitstagen. Angesetzt sind in der Modellrechnung 35 eingesparte Vakanztage, also gut das Dreifache. Alles oberhalb der Schwelle ist Ersparnis.

Rechnen Sie diese Schwelle einmal für Ihre eigene Stelle aus, bevor Sie das nächste Angebot bewerten. Bei produktiven Stellen liegt sie erstaunlich niedrig.

Wann intern die bessere Wahl ist

An dieser Stelle argumentiert der Artikel bewusst gegen den eigenen Vertriebsreflex. Es gibt klare Fälle, in denen die interne Besetzung wirtschaftlich gewinnt.

• Die abgebende Stelle ist leichter zu besetzen als die zu besetzende. Dann verschiebt der interne Wechsel das Problem auf ein einfacheres Feld. Genau das ist der Regelfall bei Beförderungen.
• Die Rolle braucht Haus- und Kundenwissen. Wo Einarbeitung monatelang dauert, spart die interne Besetzung nicht Beschaffungskosten, sondern Anlaufzeit.
• Es gibt bereits eine passende Person mit Wechselwunsch. Dann ist der gesamte Suchaufwand hinfällig.
• Die Belegschaft beobachtet die Entscheidung. Wer über Jahre nur extern besetzt, verliert intern Motivation und mittelfristig Menschen. Dieser Effekt taucht in keiner Kostenrechnung auf und ist trotzdem real.

Praktisch heißt das: intern zuerst, extern parallel. Beide Wege starten gleichzeitig, nicht nacheinander. Wird intern besetzt, ist die externe Kampagne ohnehin gebraucht, nur für ein anderes Profil. Welche Wege dabei zur Auswahl stehen, ordnet der Ratgeber zu den Wegen, Mitarbeiter zu finden, vollständig ein.

Die Zahlen, die überall stehen und die niemand belegt

Wer zu diesem Thema recherchiert, stößt in fast jedem Beitrag auf dieselben vier Zahlen. Keine davon hält einer Quellenprüfung stand. Das ist kein Detail, denn auf diesen Zahlen werden Budgetentscheidungen begründet.

• „Eine Fehlbesetzung kostet ein bis drei Jahresgehälter.“ Regelmäßig einer großen Personalberatung zugeschrieben. Eine Primärquelle mit Studientitel, Erhebungsjahr und Methodik ist nicht auffindbar.
• „Das US-Arbeitsministerium nennt 30 Prozent des Erstjahresgehalts.“ Auf den Seiten des Ministeriums steht diese Aussage nicht, und der meistverlinkte vermeintliche Beleg enthält sie ebenfalls nicht.
• „Eine Einstellung kostet in Deutschland im Schnitt 4.700 Euro.“ Die Zahl ist echt und stammt aus einer wissenschaftlichen Arbeit, beruht aber auf einer Betriebsbefragung von 2007 und bezieht sich nur auf Fachkräfte.
• „Der US-Personalverband nennt 4.129 Dollar je Einstellung.“ Der Wert stammt aus dem Geschäftsjahr 2015 und ist ein Mittelwert. Derselbe Verband weist heute Mediane aus, zuletzt 1.200 Dollar unterhalb der Geschäftsführung.

Der Grund für diese Lücke ist unbequem: Eine aktuelle deutsche Erhebung zu den Gesamtkosten je Einstellung existiert nicht. Was existiert, sind eng definierte Teilgrößen wie die IAB-Werte oben, die Onboarding und Produktivitätsverlust ausdrücklich nicht enthalten. Deshalb rechnet dieser Artikel mit einem offengelegten Modell statt mit einer geliehenen Durchschnittszahl.

Wo Social Recruiting die klassische externe Beschaffung ersetzt

Die klassische externe Personalbeschaffung setzt voraus, dass jemand aktiv sucht. Eine Stellenanzeige wirkt nur auf Menschen, die gerade eine Stelle suchen und danach suchen gehen. Diese Gruppe ist in Engpassberufen klein geworden. Wer bereits eine gute Stelle hat, sucht nicht, ist aber wechselbereit, wenn ihm ein passendes Angebot begegnet.

Social Recruiting dreht die Richtung um. Statt darauf zu warten, dass jemand die Anzeige findet, wird die Stelle in den Feed derjenigen ausgespielt, die zum Profil passen. Ausgespielt wird über Facebook und Instagram, ergänzt um das Teilen in relevanten Fach- und Regionalgruppen. Dazu kommt Google mit der Stellensuche und der organischen Sichtbarkeit der Stellenseite. Wie das im Detail funktioniert, zeigt der Beitrag zum Social Media Recruiting.

Die IAB-Auswertung liefert dazu die passende Beobachtung: Der wirksamste Besetzungsweg sind persönliche Kontakte und Empfehlungen. Social Recruiting macht genau diesen Effekt planbar, weil es dieselbe soziale Mechanik nutzt, sie aber nicht dem Zufall überlässt.

Überall dort, wo die Zielgruppe groß, gewerblich geprägt und regional gebunden ist, ersetzt dieser Weg die Anzeigenschaltung wirtschaftlich: Handwerk, Pflege, Bau, Gastronomie und kaufmännische Sachbearbeitung. Ein Nebeneffekt kommt hinzu, ohne eigens bezahlt zu werden: Wer über Monate sichtbar Stellen ausspielt, wird als Arbeitgeber in der Region bekannt. Die Arbeitgebermarke wächst dabei mit.

Wo Social Recruiting die externe Beschaffung nicht ersetzt

Es gibt Fälle, in denen ein anderer Weg der richtige ist, und es gehört zu einer ehrlichen Kostenrechnung, sie zu benennen.

• Sehr kleine, hochspezialisierte Zielgruppen. Wenn bundesweit nur wenige Dutzend Menschen die Anforderung erfüllen, ist Ausspielung das falsche Werkzeug. Dann führt die direkte Ansprache einzelner Personen schneller zum Ziel.
• Kurzfristige Abdeckung von Auftragsspitzen. Wer für sechs Wochen zusätzliche Hände braucht, sucht keine Festanstellung.
• Positionen mit hoher Vertraulichkeit. Soll eine Position besetzt werden, bevor sie offiziell frei ist, scheidet jede öffentliche Ausspielung aus.
• Stellen ganz ohne Vakanzkosten. Wenn es wirklich nicht eilt, sinkt der Vorteil des schnellsten Wegs. Dieser Fall ist selten, aber er existiert.

In allen anderen Fällen gilt: Der Weg, der die Vakanzzeit am stärksten verkürzt, gewinnt die Gesamtrechnung meist auch dann, wenn seine Direktkosten höher aussehen.

Die fünf häufigsten Fehler im Kostenvergleich

Erstens: nur Direktkosten vergleichen. Wer Anzeigenpreis gegen Honorar stellt, vergleicht den kleinsten Block und ignoriert die anderen drei.

Zweitens: interne Zeit als kostenlos behandeln. Jede Stunde Sichtung ist bezahlte Arbeitszeit. Sie wird nur nicht als Beschaffungskosten gebucht.

Drittens: seriell suchen statt parallel. Wer erst vier Wochen intern ausschreibt und dann extern bei null beginnt, bezahlt diese vier Wochen voll aus dem Vakanzblock. Beide Wege gleichzeitig zu starten kostet nichts extra.

Viertens: die Folgevakanz vergessen. Eine interne Besetzung ohne Nachbesetzungsplan verschiebt das Problem, sie löst es nicht.

Fünftens: mit Bruttogehältern statt Vollkosten rechnen. Wer den Stundensatz einer Stelle ansetzt, muss Arbeitgeberanteile, Urlaub, Ausfallzeiten und Arbeitsplatzkosten einrechnen, sonst fallen alle Zeitposten zu niedrig aus.

So rechnen Sie Ihren eigenen Fall

Die Modellrechnung dieses Artikels ersetzt Ihre eigene nicht. Sie zeigt nur, welche Größen hineingehören. Mit den folgenden sechs Schritten haben Sie in einer halben Stunde eine Entscheidungsgrundlage, die Sie jedem Angebot gegenüberstellen können. Wichtig ist dabei nur eines: Notieren Sie jede Annahme mit, sonst lässt sich das Ergebnis später nicht mehr prüfen.

Häufige Fragen zur Personalbeschaffung

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung?

Interne Personalbeschaffung besetzt eine offene Stelle aus der eigenen Belegschaft, etwa durch Versetzung, Beförderung, Mehrarbeit oder die Übernahme von Auszubildenden. Externe Personalbeschaffung gewinnt Menschen von außen, über Stellenanzeigen, Personalberatung, Zeitarbeit, Empfehlungen oder Kampagnen in sozialen Netzwerken. Der Unterschied liegt nicht nur in der Herkunft der Kandidaten, sondern auch in der Kostenstruktur: intern entstehen kaum Direktkosten, dafür eine zweite offene Stelle.

Ist interne Personalbeschaffung wirklich günstiger als externe?

Auf der Rechnung ja, in der Gesamtrechnung häufig nicht. Interne Besetzungen erzeugen in aller Regel eine Folgevakanz, weil die abgebende Stelle nachbesetzt werden muss. Dazu kommen Einarbeitung und Qualifizierung. Günstiger ist intern vor allem dann, wenn die frei werdende Position leichter zu besetzen ist als die ursprüngliche.

Welche Kosten gehören in eine ehrliche Kostenrechnung der Personalbeschaffung?

Vier Blöcke: Direktkosten wie Anzeigen, Honorare und Werbebudget, Prozesskosten in Form der eigenen Arbeitszeit, Vakanzkosten für die Zeit der unbesetzten Stelle und Risikokosten für Abbrüche in der Probezeit. Nur der erste Block taucht auf einer Rechnung auf, die anderen drei sind in der Summe meist größer.

Wie berechnet man die Vakanzkosten einer offenen Stelle?

Schätzen Sie den täglichen Wertschöpfungsausfall der Stelle und multiplizieren Sie ihn mit der erwarteten Vakanzzeit in Arbeitstagen. Der Ausfall ist nicht das Gehalt, sondern der entgangene Beitrag: nicht angenommene Aufträge, verschobene Projekte, Überstunden im Team. Zur Einordnung: Die Bundesagentur für Arbeit weist zuletzt 154 Tage durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit aus.

Wann lohnt sich externe Personalbeschaffung?

Immer dann, wenn intern niemand mit dem passenden Profil verfügbar ist oder die interne Besetzung eine schwerer zu besetzende Lücke hinterlässt. Wirtschaftlich lohnt sie sich außerdem, sobald der externe Weg die Stelle deutlich schneller schließt. Teilen Sie die Mehrkosten durch den täglichen Ausfall, dann erhalten Sie die Zahl an Arbeitstagen, ab der sich der teurere Weg trägt.

Quellen

• Bundesagentur für Arbeit: „Blickpunkt Arbeitsmarkt: Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, Juli 2026“, Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Juli 2026.
• Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung: „Neueinstellungen im Jahr 2015: Stellen werden häufig über persönliche Kontakte besetzt“, IAB-Kurzbericht 4/2016, 2016.
• Kubis, Alexander / Popp, Martin: „IAB-Stellenerhebung 2/2022: Offene Stellen mit 1,93 Millionen auf erneutem Allzeithoch“, IAB-Forum, 11.08.2022.
• BDU Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen: „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025“, Pressemitteilung, 27.08.2025.
• Indeed: „Preismodell von Indeed“, Indeed für Arbeitgeber, abgerufen am 19.08.2026.
• Bundesamt für Justiz: „§ 42 SGB III: Grundsatz der Unentgeltlichkeit“, Gesetze im Internet, abgerufen am 19.08.2026.
• Bundesamt für Justiz: „§ 8 AÜG: Gleichstellungsgrundsatz“, Gesetze im Internet, abgerufen am 19.08.2026.
• Bundesamt für Justiz: „§ 93 BetrVG: Ausschreibung von Arbeitsplätzen“, Gesetze im Internet, abgerufen am 19.08.2026.
• Statistisches Bundesamt: „Zeitarbeitsbranche 2018: Mittlerer Bruttostundenverdienst 24 % geringer als in der Gesamtwirtschaft“, Pressemitteilung Nr. 503, 14.12.2020.
• Meta: „Special Ad Category (Marketing API)“, Meta for Developers, abgerufen am 19.08.2026.
• Muehlemann, Samuel / Pfeifer, Harald: „The Structure of Hiring Costs in Germany: Evidence from Firm-Level Data“, IZA Discussion Paper No. 7656, September 2013.

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